Der Blog:
Wertvolle und amüsante Einblicke aus dem Alltag eines Personalberaters

Ich: Recruiting, Bewerbermangement, Interim-HR

Er: Interim-Generalist - Führungspersönlichkeit

Ich:
In vielen Gesprächen höre ich immer wieder denselben Satz: ‚Die Stelle ist zwar vakant, aber das Team fängt die Mehrarbeit gerade noch auf.‘
Heißt soviel wie: Nach außen wirkt alles stabil. Intern sieht es jedoch anders aus.

Er:
Genau da beginnt das Risiko. Eine Vakanz fühlt sich oft harmlos an, doch sie birgt jede Menge Gefahren, die auf den ersten Blick noch nicht sichtbar sind. Offene Stellen sind kein Zustand, kein Status-Quo, sondern ein schleichender Kosten- und Komplexitätstreiber.“

Wenn eine Stelle vakant ist, passiert oft ziemlich zügig… nichts

Ich:
Was ich in Unternehmen dann sehe, ist erstaunlich ähnlich:
Entscheidungen verzögern sich. Verantwortung verschwimmt. Projekte verlieren Tempo. Qualität leidet. Dabei haben wir noch nicht mal die Mitarbeitenden im Blick, die die Situation mittragen müssen, ob sie wollen oder nicht. Und eine Führungskraft wird plötzlich zum Flaschenhals, weil sie den Mangel kompensieren muss. Und daran leider in den meisten Fällen scheitert.

Er:
Und in regulierten, komplexen Branchen wie MedTech oder Life Sciences kommt noch etwas anderes dazu: Zeit ist hier nicht nur Geld, sondern oft kommen hier auch Themen wie Marktzugang, Compliance, Produktreife oder Launch-Timing ins Spiel. Da geht es dann nicht mehr nur um Geld, sondern auch um das Renomée des Unternehmens.

Cost of Vacancy: Vakanzen sind kein Sparmodell

Ich:
Interessanterweise betrachten viele Verantwortliche in den Unternehmen Vakanzen als Übergangsphase. Als „unschön, aber normal“. Bei genauerem Hinsehen sprechen die Zahlen jedoch eine andere Sprache.

Die Stepstone Group (Factsheet Cost of Vacancy, 2023) beziffert die anfallenden Kosten:

• Ø 345 € pro unbesetztem Arbeitstag (bei 60.000 € Jahresgehalt)
• Hochgerechnet auf 3–4 Monate: 30.000–90.000 € Verlust, je nach Kritikalität der Rolle. 

Er:
Und das sind nur die direkt berechenbaren Kosten.
Was nicht eingepreist ist: verlorene Wirkung, verzögerte Entscheidungen, fehlende Führung, unzufriedene Kunden, frustrierte und überlastete Kolleg:innen.

Die einfache Formel und der kritische Faktor

Ich:
Die Rechnung dahinter ist simpel:

(Jahresgehalt ÷ 250 Arbeitstage) × Vakanzdauer × Gewichtungsfaktor (1–3)

Der Knackpunkt ist der Gewichtungsfaktor. Je kritischer die Rolle für das Unternehmen ist, desto höher der Faktor. 
Und bei Schlüsselrollen liegt der in der Praxis eher selten bei 1.

Er:
Gerade bei Führungs-, Projekt- oder Schnittstellenrollen reden wir faktisch von Faktor 2 oder 3. Weil dort nicht nur Arbeit fehlt, sondern auch Verantwortung, Weitsicht und vor allem auch Steuerung.

Was Vakanzen wirklich auslösen (und warum es selten harmlos bleibt)

Ich:
Vakanz bedeutet nicht nur fehlende Kapazität in betroffenen Abteilungen.
Dazu fehlen oft:

• Richtung
• Klarheit
• Priorisierung
• Entscheidungskraft
• Verantwortung
• Führung

Das erzeugt fast immer einen unguten Kaskadeneffekt.

Er:
Und der zeigt sich sehr konkret:

• Projekte starten nicht oder laufen unrund
• Aufträge werden verzögert oder müssen abgelehnt werden
• Marktchancen verstreichen
• Umsatz bleibt liegen
• Mitarbeitende werden krank oder kündigen 

Das Factsheet nennt es nüchtern: entgangene Umsätze.

Qualität, Innovation, Reputation – alles geschieht unter Druck

Ich:
Wenn Aufgaben „nebenbei“ erledigt werden, leidet Qualität.
Prozesse werden ineffizient, Fehler wahrscheinlicher. 

Er:
Und Innovation verschwindet fast lautlos.
Denn Innovation braucht Zeit zum Denken, zum Entwickeln, Verantwortung und strategische Führung.
Fehlt die, sinkt Innovationskraft messbar, gerade in technologiegetriebenen Märkten.

Ich:
Irgendwann wird die Vakanz auch sichtbar (und, im Übrigen, dann ist es ja fast schon zu spät)

• für Kunden
• für Partner
• für potenzielle Bewerber
• und, was die Unternehmen mit am unangenehmsten finden, für die Marktbegleiter

Das Employer Branding leidet, es beginnt eine Abwärtsspirale, viel schneller als der Chef „Arbeitsvertrag“ sagen kann.

Die unterschätzte Folge: das Team zahlt den Preis

Er:
Die Arbeit verschwindet ja nicht.
Sie wird nur anders verteilt und landet bei den Leistungsträgern, die das Zusatzpensum auch noch stemmen müssen.

Ich:
Und das führt zu:

• Dauerstress
• Frust
• Arbeitsausfall
• sinkendem Engagement
• steigender Fluktuation

Dann wird aus einer Vakanz schnell die nächste.

Wenn Sie wissen möchten, wie wir Sie bei offenen Stellen mit Recruiting oder Interimsmanagement unterstützen können:

Rufen Sie einfach an oder schreiben mir eine Mail. Ich melde mich. Versprochen. 

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